Czy można zapłacić na konto spoza białej listy VAT bez ryzyka

Po co przedsiębiorcy odpowiedź na pytanie o płatność na konto spoza białej listy

Celem przedsiębiorcy nie jest analiza przepisów, tylko bezpieczne regulowanie faktur bez ryzyka sankcji. Kluczowe staje się zrozumienie, kiedy przelew na rachunek spoza białej listy VAT jest neutralny podatkowo, a kiedy powoduje utratę kosztu i solidarną odpowiedzialność za VAT. Drugim elementem jest wypracowanie prostej, powtarzalnej procedury weryfikacji rachunków i reagowania, gdy numer konta nie widnieje na liście.

Najwięcej kłopotów pojawia się przy płatnościach B2B powyżej 15 000 zł brutto, nowych kontrahentach oraz nagłych zmianach rachunków bankowych. W takich sytuacjach trzeba działać według określonego schematu: sprawdzenie kontrahenta, weryfikacja rachunku, archiwizacja potwierdzeń i ewentualne złożenie zawiadomienia ZAW-NR. Dobrze ustawiona procedura wewnętrzna sprawia, że pytanie „czy można zapłacić na konto spoza białej listy VAT bez ryzyka” zamienia się w konkret: „co dokładnie zrobić, aby to ryzyko zneutralizować”.

Słowa kluczowe powiązane z tym zagadnieniem to przede wszystkim: płatność na rachunek spoza białej listy, sankcje za brak białej listy, zawiadomienie ZAW-NR, solidarna odpowiedzialność w VAT, split payment a biała lista, rachunek osobisty przedsiębiorcy, biała lista a koszty podatkowe, jak sprawdzić rachunek na białej liście, przelew powyżej 15 tys. zł, płatność do kontrahenta zwolnionego z VAT, odpowiedzialność księgowego za białą listę, bezpieczne procedury płatności.

Czym jest biała lista VAT i po co w ogóle powstała

Zakres informacji ujawnianych na białej liście VAT

Biała lista VAT to urzędowy, elektroniczny wykaz podmiotów związanych z podatkiem od towarów i usług. Prowadzi go Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W rejestrze znajdują się:

• podatnicy VAT czynni,
• podatnicy VAT zwolnieni (podmiotowo lub przedmiotowo),
• podmioty, którym odmówiono rejestracji VAT albo zostali wykreśleni,
• podmioty przywrócone do rejestru VAT.

Najważniejszy z punktu widzenia płatności jest fakt, że na białej liście widnieją numery rachunków rozliczeniowych (firmowych) oraz rachunków w SKOK otwartych w związku z działalnością gospodarczą, zgłoszone do urzędu skarbowego i powiązane z danym podatnikiem. Dla przedsiębiorcy-opłacającego fakturę to właśnie ten element decyduje, czy przelew jest bezpieczny podatkowo.

Poza rachunkami biała lista pozwala sprawdzić m.in.:

• status podatnika na dany dzień (czynny, zwolniony, wykreślony, przywrócony),
• datę rejestracji jako podatnik VAT,
• datę wykreślenia lub przywrócenia do rejestru,
• numery identyfikacyjne (NIP, REGON, KRS),
• adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności.

Dlaczego stworzono białą listę VAT

Biała lista powstała w odpowiedzi na wyłudzenia VAT i karuzele podatkowe. Organy skarbowe zauważyły, że jednym z elementów schematów oszustw są „puste” firmy, często z rachunkami w różnych bankach, przez które przepływają duże kwoty, a VAT nigdy nie trafia do budżetu.

Dzięki obowiązkowi używania rachunków z białej listy do płatności powyżej 15 000 zł brutto w transakcjach B2B, administracja skarbowa uzyskała narzędzie do:

• łatwiejszej identyfikacji powiązań między podmiotami,
• blokowania zwrotów VAT firmom posługującym się fikcyjnymi rachunkami,
• zniechęcania przedsiębiorców do współpracy z nieuczciwymi dostawcami.

Dla uczciwego przedsiębiorcy biała lista jest więc nie tylko uciążliwym obowiązkiem, ale też tarczą ochronną – pomaga odsiać kontrahentów, z którymi współpraca niesie duże ryzyko podatkowe.

Podstawy prawne i główne obowiązki przedsiębiorcy

Przepisy dotyczące białej listy wynikają przede wszystkim z:

• Ordynacji podatkowej – regulującej zasady prowadzenia wykazu,
• ustawy o VAT – w zakresie solidarnej odpowiedzialności i mechanizmu podzielonej płatności,
• ustaw o PIT i CIT – w zakresie wyłączania wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Kluczowy obowiązek praktyczny brzmi: przy transakcjach B2B powyżej 15 000 zł brutto należy dokonać płatności na rachunek widniejący na białej liście VAT danego kontrahenta. W przeciwnym razie podatnik naraża się na:

• brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych,
• solidarną odpowiedzialność za zaległości VAT dostawcy.

Naruszenie nie jest jednak automatyczne i bezwarunkowe – przepisy przewidują wyjątki i mechanizmy ochronne (np. zawiadomienie ZAW-NR, niektóre rachunki techniczne czy transakcje poniżej progu). Klucz stanie się więc prawidłowe rozpoznanie sytuacji i wdrożenie odpowiednich działań.

Kiedy w ogóle trzeba korzystać z białej listy – zakres obowiązku

Transakcje B2B objęte obowiązkiem weryfikacji

Obowiązek korzystania z białej listy nie dotyczy każdej płatności, jaką realizuje firma. Przepisy koncentrują się na transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) powyżej 15 000 zł brutto. Chodzi o transakcje, w których:

• nabywcą jest przedsiębiorca (osoba fizyczna, spółka, inny podmiot prowadzący działalność),
• dostawcą lub usługodawcą jest podmiot prowadzący działalność gospodarczą,
• łączna wartość świadczenia (nie pojedynczego przelewu) przekracza 15 000 zł brutto.

Nie ma przy tym znaczenia, czy obie strony są czynnymi podatnikami VAT, czy jedna z nich korzysta ze zwolnienia. Liczy się status przedsiębiorcy oraz wartość transakcji. Dla wielu firm oznacza to obowiązek sprawdzania rachunków kontrahentów już przy większych zakupach towarów i usług czy stałych umowach współpracy.

Jak prawidłowo liczyć próg 15 000 zł

Jedna z najczęstszych pułapek dotyczy błędnego rozumienia progu 15 000 zł. Ustawodawca mówi o wartości transakcji, a nie o wartości pojedynczego przelewu. Transakcją jest określone świadczenie – np.:

• dostawa określonej partii towaru,
• wykonanie konkretnej usługi,
• umowa ramowa z określoną wartością, jeśli dokumenty ją wskazują.

Jeżeli wartość całej transakcji przekracza 15 000 zł brutto, cała płatność powinna zostać zrealizowana na rachunek z białej listy, nawet jeśli stron y umawiają się na rozbicie na kilka przelewów po niższych kwotach. Sztuczne dzielenie płatności nie usuwa obowiązku.

Przykład z praktyki: firma zamawia maszynę za 40 000 zł brutto. Umawia się z dostawcą na trzy przelewy po ok. 13 000 zł. Mimo że żaden przelew nie przekracza 15 000 zł, cała transakcja podlega regulacjom białej listy. Zapłata na rachunek spoza wykazu bez ZAW-NR generuje ryzyko podatkowe.

Jak status kontrahenta wpływa na białą listę

Regulacje białej listy dotyczą podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. W praktyce jednak przedsiębiorcy zawierają transakcje także z:

• osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności (konsumenci),
• podmiotami zagranicznymi bez polskiego NIP,
• jednostkami sektora finansów publicznych.

Najprostsza sytuacja występuje przy osobach prywatnych – transakcje z konsumentami nie są objęte obowiązkiem weryfikacji rachunku na białej liście. Nie ma tu progu 15 000 zł ani sankcji za zapłatę na rachunek „spoza listy”, bo taki rachunek z definicji tam nie występuje.

Przy podmiotach zagranicznych bez polskiego NIP biała lista też nie zadziała. Jednak jeśli kontrahent zagraniczny posiada polski numer NIP i jest zarejestrowany do VAT w Polsce, sprawa się komplikuje – wtedy jego rachunek może (i powinien) być ujawniony w wykazie. W transakcjach z takimi podmiotami zasady białej listy obowiązują tak samo, jak przy krajowych firmach.

Przykłady transakcji objętych i nieobjętych obowiązkiem

Dla uporządkowania temat można przedstawić w prostym porównaniu:

Co grozi za przelew na rachunek spoza białej listy VAT

Utrata prawa do kosztu uzyskania przychodu

Najbardziej dotkliwą konsekwencją płatności na rachunek spoza białej listy przy transakcji powyżej 15 000 zł B2B jest brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno podatników PIT, jak i CIT.

Mechanizm działa w ten sposób, że:

• wydatek formalnie poniesiono (faktura, płatność),
• firma ujmuje go w księgach jako koszt,
• organ podatkowy przy ewentualnej kontroli może wyłączyć ten koszt z rozliczenia, argumentując, że płatność narusza przepisy o białej liście.

Wyłączenie kosztu oznacza wyższy dochód do opodatkowania, a więc wyższy PIT lub CIT plus ewentualne odsetki od zaległości. W przypadku dużych transakcji różnica może być bardzo istotna finansowo.

Co ważne, sankcja w kosztach nie dotyczy całego wydatku, jeśli tylko jego część została opłacona na rachunek spoza białej listy – sankcją objęta jest właśnie ta część, która trafiła na „niewłaściwe” konto. Jeśli np. pierwsza zaliczka poszła na rachunek z wykazu, a dopłata – już na rachunek spoza listy, wyłączony z kosztów będzie tylko drugi przelew.

Solidarna odpowiedzialność za VAT

Drugie, często poważniejsze ryzyko to solidarna odpowiedzialność w VAT za zaległości podatkowe dostawcy lub usługodawcy. Oznacza to, że jeśli kontrahent:

• nie rozliczy należnego VAT z danej transakcji,
• okaże się „znikającym” podatnikiem,
• zalega z podatkiem z innych tytułów objętych tą transakcją,

organ podatkowy może żądać zapłaty tego VAT również od nabywcy, który zapłacił na rachunek spoza białej listy. Mówimy tu więc o podwójnym uderzeniu – z jednej strony utrata kosztu, z drugiej realne zobowiązanie do dopłaty VAT za kogoś innego.

Solidarna odpowiedzialność nie działa jednak automatycznie w każdej sytuacji. Ustawodawca wskazuje przesłanki, kiedy może ona powstać, a kiedy nie. Dodatkowo istnieją mechanizmy, które pozwalają ją ograniczyć, m.in. złożenie zawiadomienia ZAW-NR w odpowiednim terminie czy zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w określonych przypadkach. Kluczowe jest reagowanie od razu po zauważeniu problemu z rachunkiem, a nie dopiero po wszczęciu kontroli.

Znaczenie progu 15 000 zł dla sankcji

Progiem granicznym, od którego wchodzą w grę sankcje za płatność na rachunek spoza białej listy, jest 15 000 zł brutto dla całej transakcji. Jeśli transakcja jest niższa, sankcje w podatku dochodowym i VAT wynikające z białej listy co do zasady nie mają zastosowania.

Przykład praktyczny:

Próg 15 000 zł a kilka faktur i kilka przelewów

Problemy zaczynają się przy umowach długoterminowych, cyklicznych dostawach i rozliczeniach w transzach. Organy podatkowe patrzą na rzeczywistą treść gospodarczą, a nie na techniczny podział na kilka faktur czy przelewów. Jeżeli strony:

• zawarły jedną umowę na określoną kwotę (np. roczną usługę serwisową),
• określiły w umowie łączną wartość wynagrodzenia,
• przewidziały płatność w częściach lub w miesięcznych ratach,

to sumuje się wartość całej umowy, a nie poszczególnych faktur. Gdy łączna kwota przekracza 15 000 zł brutto, wchodzi w grę obowiązek płatności na rachunek z białej listy.

Inaczej jest przy zupełnie niezależnych zamówieniach, które nie wynikają z jednej umowy i nie są ze sobą powiązane. Kilka osobnych, drobnych zakupów, każdy na kwotę poniżej 15 000 zł, może nie tworzyć jednej „transakcji” – trzeba jednak umieć to obronić przy ewentualnej kontroli. Stała, powtarzalna współpraca z jednym kontrahentem, o podobnym przedmiocie świadczenia, budzi większe ryzyko uznania za jedną większą transakcję.

Bezpieczna praktyka przy stałych kontraktach: jeżeli z góry wiadomo, że wartość współpracy w danym okresie (np. roku) przekroczy 15 000 zł, lepiej przyjąć, że całość podlega zasadom białej listy i zawsze płacić na rachunek z wykazu.

Przelewy częściowo na rachunek z wykazu, częściowo poza nim

W praktyce zdarza się, że:

• zaliczka trafia na rachunek z białej listy,
• dopłata – omyłkowo na inny rachunek tego samego kontrahenta, którego nie ma w wykazie.

W takim układzie:

• część zapłacona na rachunek z białej listy jest bezpieczna,
• ryzyko sankcji (utrata kosztu, solidarna odpowiedzialność) dotyczy tylko kwoty przelanej na „niewłaściwy” rachunek.

Ten podział ma znaczenie także przy ewentualnej korekcie. Jeśli później dojdzie do zwrotu środków z „złego” rachunku i ponownej zapłaty na rachunek z wykazu, można naprawić sytuację – ale trzeba mieć pełną dokumentację przelewów, zwrotów i ponownych płatności.

Wyjątki – kiedy przelew na konto spoza białej listy jest dopuszczalny

Transakcje poniżej progu 15 000 zł brutto

Przy transakcjach, których wartość brutto nie przekracza 15 000 zł, sankcje związane z białą listą nie stosują się. Nie ma ani ryzyka utraty kosztu podatkowego, ani solidarnej odpowiedzialności za VAT tylko z tego powodu, że rachunek nie figuruje w wykazie.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. Jeżeli współpraca z kontrahentem ma charakter ciągły, fiskus może uznać, że w istocie strony realizują jedną większą transakcję, a nie szereg niezależnych. Przy stałych, miesięcznych świadczeniach za usługi (np. marketingowe, IT, doradcze) warto więc z góry przeanalizować, czy roczna wartość kontraktu nie przebije progu.

Transakcje z konsumentami i podmiotami „poza białą listą”

Brak rachunku na białej liście jest naturalny w relacjach z:

• osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności (brak NIP, brak rejestracji VAT),
• podmiotami zagranicznymi bez polskiego NIP,
• podmiotami, które nie są podatnikami VAT w Polsce.

W takich przypadkach nie stosuje się sankcji białej listy. Można płacić na dowolny rachunek wskazany przez kontrahenta, oczywiście z zachowaniem zwykłej staranności biznesowej (sprawdzenie kontrahenta, zapis w umowie, dokumentacja korespondencji).

Rachunki techniczne i pośrednicy płatności

Spore zamieszanie budzą płatności przez operatorów płatności (np. PayU, Przelewy24) czy systemy typu Pay-by-link. Typowy schemat:

• faktura wystawiona przez dostawcę – podatnika VAT,
• płatność wykonana na rachunek operatora, a nie bezpośrednio na rachunek sprzedawcy,
• rachunek operatora nie zawsze widnieje na białej liście przy NIP dostawcy.

Ustawodawca przewidział tu wyjątki dla rachunków technicznych, m.in. prowadzonych przez:

• instytucje płatnicze,
• biura rachunkowe w pewnych modelach rozliczeń,
• platformy sprzedażowe pośredniczące w rozliczeniach.

Jeżeli płatność jest realizowana na rachunek pośrednika działającego zgodnie z przepisami (np. na rachunek tzw. małej instytucji płatniczej), a podatnik może to wykazać dokumentacyjnie (umowa, regulaminy, potwierdzenia rozliczeń), organy podatkowe co do zasady nie powinny stosować sankcji białej listy.

Przy umowach B2B o większej wartości bezpiecznym podejściem jest jednak ograniczanie płatności przez systemy masowe na rzecz klasycznych przelewów bankowych na rachunek ujawniony w wykazie. Jeżeli korzystanie z operatora jest konieczne (np. platforma sprzedażowa wymaga takiego modelu), dobrze jest zebrać:

• umowę/regulamin współpracy z operatorem,
• zestawienia rozliczeń pokazujące przepływ środków do dostawcy,
• korespondencję potwierdzającą, że taki model płatności jest elementem uzgodnionej struktury rozliczeń.

Rachunki powiernicze, depozytowe i inne szczególne konstrukcje

W niektórych branżach funkcjonują rachunki, które z definicji nie muszą być ujawnione na białej liście jako rachunek danego podatnika, np.:

• rachunki powiernicze prowadzone przez notariuszy lub banki,
• rachunki depozytowe przy transakcjach nieruchomościowych,
• rachunki escrow przy większych projektach inwestycyjnych.

Jeżeli płatność na taki rachunek wynika bezpośrednio z przepisów prawa (np. ustawy deweloperskiej) lub z typowej konstrukcji zabezpieczającej interesy stron, fiskus z reguły akceptuje brak rachunku na białej liście. Warunkiem jest możliwość powiązania przelewu z konkretną transakcją podatnika (faktura, umowa, akt notarialny) oraz wykazania, że rachunek ma charakter powierniczy/depozytowy, a nie zwykły rachunek kontrahenta ukryty przed organem.

Płatność gotówką a biała lista

Regulacje białej listy dotyczą płatności przelewowych między rachunkami bankowymi lub w SKOK. Płatność gotówką formalnie nie wywołuje sankcji z tytułu białej listy (choć może naruszać inne przepisy, np. limit płatności gotówkowych w obrocie gospodarczym).

Jeżeli więc transakcja powyżej 15 000 zł jest opłacana częściowo przelewem (na rachunek z wykazu), a częściowo gotówką, sankcje białej listy nie obejmują części gotówkowej. To nie oznacza, że takie działanie jest neutralne – trzeba uwzględnić przepisy o obowiązku płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego między przedsiębiorcami powyżej określonych progów. To osobny obszar ryzyka, ale biała lista go nie „dubluje”.

Jak sprawdzić rachunek na białej liście – krok po kroku

Sprawdzenie w wykazie MF – podstawowy wariant

Najprostszy sposób to weryfikacja rachunku bezpośrednio w wykazie Ministerstwa Finansów. Schemat działania:

1. Wejdź na stronę wykazu podatników VAT (link dostępny na podatki.gov.pl).
2. Wybierz tryb wyszukiwania – po:
   • NIP,
   • REGON,
   • numerze rachunku bankowego,
   • fragmencie nazwy (w ostateczności).
3. Ustaw datę weryfikacji – zawsze dzień zlecenia przelewu (albo maksymalnie dzień poprzedni, jeśli przelew zlecasz wieczorem).
4. Wpisz numer rachunku w formacie IBAN (z prefiksem PL) lub krajowym, zgodnie z wymaganiami formularza.
5. Uruchom wyszukiwanie i sprawdź, czy:
   • kontrahent widnieje w wykazie (status VAT),
   • w sekcji „rachunki rozliczeniowe” pojawia się numer rachunku, na który chcesz zapłacić.

Jeśli rachunek jest na liście przy właściwym NIP kontrahenta, możesz spokojnie zlecić przelew. W przeciwnym razie trzeba rozważyć dalsze kroki (kontakt z kontrahentem, ewentualnie ZAW-NR).

Dowód weryfikacji – jak go zabezpieczyć

Sam fakt, że „ktoś sprawdził”, nie wystarczy. Przy ewentualnej kontroli musisz wykazać, że:

• w dniu zlecenia przelewu rachunek faktycznie widniał w wykazie,
• weryfikacja dotyczyła właściwego NIP i numeru rachunku.

Najprostsze sposoby dokumentowania:

• zapisanie PDF lub zrzutu ekranu z wynikiem wyszukiwania (pokazującym datę i godzinę),
• skorzystanie z funkcji generowania unikalnego identyfikatora zapytania (hash) w systemach, które to umożliwiają – taki identyfikator można przechować w systemie księgowym,
• archiwizacja logów z zewnętrznego narzędzia, które integruje się z białą listą (systemy ERP, programy księgowe).

W praktyce dobrze działa prosta zasada: dla każdej pierwszej płatności do nowego kontrahenta zachowaj zrzut z białej listy. Przy stałej współpracy kolejne weryfikacje można ograniczyć do momentów zmiany danych (nowy rachunek, przekształcenie spółki, zmiana NIP).

Automatyzacja sprawdzania – integracje i API

Przy większej skali przelewów ręczne sprawdzanie rekord po rekordzie przestaje być realne. Wtedy wchodzą w grę:

• moduły w systemach finansowo–księgowych, które automatycznie wysyłają zapytanie do białej listy przy dodaniu nowego rachunku,
• integracje bankowości elektronicznej z wykazem MF – system ostrzega, gdy przelew ma iść na rachunek spoza listy,
• własne skrypty/API oparte na publicznym interfejsie MF, zwłaszcza przy masowym rozliczaniu płatności.

W takich rozwiązaniach kluczowe jest, aby:

• zapytania były wysyłane z prawidłową datą (data zlecenia, nie „dzisiaj z automatu”),
• system przechowywał logi i numery referencyjne zapytań,
• istniał prosty raport pokazujący, które przelewy poszły na rachunki:
  • zgodne z białą listą,
  • poza białą listą,
  • oraz dla których wysłano ZAW-NR.

Co zrobić, gdy rachunku nie ma w wykazie

Brak rachunku w wykazie nie zawsze oznacza „przekręt”. Czasem to zwykłe zaniedbanie kontrahenta lub opóźnienie banku. Dobrze sprawdza się prosty protokół postępowania:

1. Kontakt z kontrahentem – poproś o:
   • potwierdzenie, że to rachunek firmowy,
   • informację, czy rachunek został zgłoszony do urzędu skarbowego (NIP-8 / NIP-2 / CEIDG).
2. Prośba o inny rachunek – najlepiej taki, który już widnieje na białej liście. Przy poważnych kwotach warto wpisać obowiązek korzystania z rachunku z wykazu w umowie.
3. Decyzja o ZAW-NR – jeśli musisz pilnie zapłacić na „niebiałe” konto (np. brak innego rachunku, grozi wstrzymanie dostaw), przygotuj się do złożenia zawiadomienia.

Przykład z praktyki: dostawca zmienia bank i przysyła nowy numer rachunku. Wykaz go jeszcze nie pokazuje. Z punktu widzenia nabywcy najbezpieczniej:

• opóźnić przelew do momentu aktualizacji wykazu albo
• zapłacić na nowy rachunek i niezwłocznie złożyć ZAW-NR.

ZAW-NR – jedyny skuteczny „parasol” przy płatności na rachunek spoza białej listy

Na czym polega zawiadomienie ZAW-NR

ZAW-NR to formularz, którym podatnik informuje naczelnika swojego urzędu skarbowego, że:

Jakie dane trzeba podać w ZAW-NR

Formularz ZAW-NR jest prosty, ale musi zawierać kilka konkretnych elementów, żeby rzeczywiście chronił płatnika. Kluczowe pola to:

• dane identyfikacyjne podatnika (NIP, pełna nazwa, adres siedziby),
• dane kontrahenta, na rzecz którego dokonano płatności (NIP, nazwa, adres),
• numer rachunku bankowego kontrahenta, na który poszła płatność,
• data zlecenia przelewu oraz data obciążenia rachunku (jeśli inna),
• kwota i waluta przelewu,
• tytuł przelewu (w szczególności numer faktury),
• wskazanie urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta (jeżeli jest znany),
• oświadczenie, że płatność dotyczy konkretnej transakcji z przedsiębiorcą o podanym NIP.

Przy większej liczbie przelewów na „niebiałe” konto w krótkim okresie praktycznie stosuje się jedno z dwóch rozwiązań:

• oddzielny ZAW-NR dla każdej płatności (najbezpieczniejsze dowodowo),
• jeden ZAW-NR obejmujący kilka przelewów do tego samego kontrahenta, jeśli mieszczą się w terminie i są jasno opisane (daty, kwoty, numery faktur).

Im precyzyjniej opisane operacje, tym mniejsze ryzyko, że urząd zakwestionuje skuteczność zawiadomienia.

Termin złożenia ZAW-NR i sposób przekazania

ZAW-NR trzeba złożyć w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu na rachunek spoza białej listy. To termin materialnoprawny – jego przekroczenie co do zasady odbiera ochronę, nawet jeśli organ zna okoliczności płatności.

Formularz można przekazać:

• elektronicznie przez e-Deklaracje lub e-Urząd Skarbowy (z podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub danymi autoryzującymi, zależnie od formy),
• w wersji papierowej – osobiście w urzędzie lub listem poleconym (liczy się data nadania),
• za pośrednictwem pełnomocnika (np. biuro rachunkowe na podstawie UPL-1 lub pełnomocnictwa ogólnego PPO-1).

Przy większej skali transakcji opłaca się wdrożyć prostą procedurę:

• monitoring przelewów pod kątem zgodności z białą listą,
• automatyczne alerty do działu księgowości lub osoby odpowiedzialnej,
• harmonogram wysyłki ZAW-NR – np. w określone dni, jeśli nie grozi przekroczenie 7 dni.

Do którego urzędu skarbowego trafia ZAW-NR

Zawiadomienie kieruje się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika dokonującego płatności, a nie dla sprzedawcy. W praktyce:

• spółka z o.o. składa ZAW-NR do urzędu właściwego dla swojej siedziby,
• jednoosobowa działalność – do urzędu właściwego według miejsca zamieszkania przedsiębiorcy.

Jeżeli kontrahent ma inny urząd, nie trzeba składać tam odrębnego ZAW-NR. Dane o przelewie i tak trafią do systemu administracji skarbowej i mogą być wykorzystane w ewentualnej analizie rozliczeń kontrahenta.

Jakie skutki daje prawidłowo złożony ZAW-NR

Prawidłowo i terminowo złożony ZAW-NR:

• pozwala zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, mimo przelewu na rachunek spoza białej listy,
• chroni przed solidarną odpowiedzialnością za zaległości VAT kontrahenta w zakresie tej konkretnej transakcji.

Ochrona dotyczy tylko płatności wymienionych w zawiadomieniu. Jeżeli po jakimś czasie realizujesz kolejne przelewy na ten sam „niebiałe” rachunek, trzeba rozważyć ponowne złożenie ZAW-NR (w szczególności, gdy zmienia się kwota, tytuł, faktura).

Złożenie zawiadomienia nie legalizuje natomiast innych nieprawidłowości, np. fikcyjnej transakcji, braku faktycznej dostawy czy posłużenia się pustą fakturą. ZAW-NR chroni tylko przed technicznymi sankcjami związanymi z numerem rachunku.

Typowe błędy przy ZAW-NR

W praktyce organy podnoszą kilka powtarzających się uchybień. Najczęstsze z nich:

• przekroczenie terminu 7 dni – brak jakiejkolwiek ochrony mimo złożenia formularza,
• brak powiązania z konkretną płatnością – zbyt ogólne opisy („zapłata za towar”) bez numeru faktury i daty przelewu,
• pomylenie numeru rachunku – zawiadomienie dotyczy innego rachunku niż ten, na który poszła płatność,
• złożenie do niewłaściwego urzędu i brak późniejszego przekazania sprawy,
• składanie „na zapas”, zanim dojdzie do przelewu – brak skutku, bo zawiadomienie ma obejmować już zrealizowaną płatność.

Bezpieczna praktyka to przygotowanie wewnętrznego wzoru opisu płatności na ZAW-NR (np. „Faktura nr…, data wystawienia…, data przelewu…, kwota…”), z którego księgowość korzysta przy każdym przypadku.

Procedura wewnętrzna dla ZAW-NR w firmie

Nawet w średniej firmie pojedynczy błąd przy przelewie może przejść niezauważony. Dlatego przydaje się krótka, spisana procedura:

1. Identyfikacja „ryzykownych” przelewów – system lub księgowa od razu widzi, że rachunek nie jest w wykazie.
2. Decyzja biznesowa – czy wstrzymujemy płatność, czy płacimy mimo wszystko (np. z uwagi na dostawy krytyczne).
3. Przygotowanie formularza – wypełnienie danych kontrahenta, rachunku, płatności; w załączeniu kopia faktury.
4. Wysłanie i archiwizacja – potwierdzenie wysyłki (UPO lub potwierdzenie nadania) wpinane do dokumentacji transakcji.

Przy powtarzalnych przelewach do tego samego kontrahenta rozsądne jest przynajmniej kwartalne sprawdzanie, czy rachunek nie pojawił się już na białej liście – wtedy ZAW-NR nie będzie już potrzebny.

Split payment a przelew na rachunek spoza białej listy

Czym jest split payment w kontekście białej listy

Mechanizm podzielonej płatności (split payment, MPP) polega na tym, że:

• kwota netto z faktury trafia na zwykły rachunek rozliczeniowy sprzedawcy,
• kwota VAT trafia na specjalny rachunek VAT przypisany do tego rachunku rozliczeniowego.

Dla białej listy znaczenie ma rachunek rozliczeniowy netto. To właśnie on powinien znajdować się w wykazie. Rachunek VAT jest rachunkiem technicznym – nie podlega ujawnieniu w wykazie i nie wymaga odrębnej weryfikacji.

Czy split payment „naprawia” przelew na rachunek spoza białej listy

Samo zastosowanie split payment nie usuwa ryzyka sankcji białej listy. Jeżeli rachunek rozliczeniowy, na który trafia kwota netto, nie jest w wykazie, formalnie ciągle mamy:

• ryzyko wyłączenia wydatku z kosztów,
• ryzyko odpowiedzialności solidarnej za VAT kontrahenta.

MPP bywa natomiast czynnikiem łagodzącym przy ocenie dobrej wiary podatnika. Organy częściej skłonne są przyjąć, że podatnik nie działał z zamiarem pomagania w wyłudzeniach VAT, jeśli zapłacił w split payment. To jednak nie zastępuje wymogu ZAW-NR.

Kiedy łączyć split payment z ZAW-NR

Bezpieczne rozwiązanie przy większych kwotach i „podejrzanych” rachunkach to połączenie dwóch kroków:

1. zapłata w mechanizmie podzielonej płatności,
2. złożenie ZAW-NR w terminie 7 dni od zlecenia przelewu.

Taki duet minimalizuje ryzyko po stronie nabywcy. Przykładowo, gdy firma pierwszy raz kupuje towar od nowego kontrahenta, rachunek nie figuruje w wykazie, ale transakcja jest pilna, praktyczny scenariusz wygląda tak:

• płatność MPP (przynajmniej częściowa),
• niezwłoczne zebranie dokumentów (umowa, zamówienie, korespondencja),
• wypełnienie i wysłanie ZAW-NR z opisem przelewu.

Obowiązkowy MPP a biała lista

W niektórych branżach mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy (m.in. stal, paliwa, elektronika – po spełnieniu określonych przesłanek z ustawy o VAT). Obowiązek MPP nie znosi jednak wymogów białej listy. Mamy zatem dwa równoległe reżimy:

• obowiązek zapłaty w split payment (jeśli faktura przekracza próg i obejmuje towary/usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT),
• obowiązek zapłaty na rachunek z białej listy (jeżeli wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto).

Przelew w MPP na rachunek spoza wykazu dalej wywołuje sankcje białej listy, chyba że złożono ZAW-NR. Sam fakt zastosowania obowiązkowego MPP nie jest tarczą ochronną.

Praktyka banków – ostrzeżenia przy MPP

Część banków wprowadziła mechanizmy ostrzegania przy przelewach MPP podobnie jak przy standardowych przelewach. Spotykane rozwiązania to:

• komunikat, że rachunek nie widnieje w wykazie MF,
• blokada zlecenia z opcją „kontynuuj na własne ryzyko”,
• logowanie takich przelewów w osobnym raporcie do weryfikacji księgowej.

Jeżeli system bankowy sygnalizuje problem, księgowość powinna mieć z góry ustalony schemat reakcji: kontakt z kontrahentem, ponowna weryfikacja rachunku, decyzja o ZAW-NR. Ignorowanie komunikatów banku jest dobrze widoczne przy kontroli i utrudnia obronę dobrej wiary.

Split payment na rachunek powierniczy lub techniczny

Przy rachunkach powierniczych, depozytowych czy technicznych często nie ma możliwości klasycznego split payment, bo rachunek nie jest bezpośrednio przypisany jako rachunek rozliczeniowy kontrahenta – szczególnie gdy środki trafiają do pośrednika (np. notariusza, operatora płatności).

W takich przypadkach scenariusze są różne:

• zapłata klasycznym przelewem na rachunek powierniczy (poza MPP), przy dobrej dokumentacji i uzasadnieniu prawnym konstrukcji,
• zapłata MPP na rachunek rozliczeniowy kontrahenta, a następnie przekazanie części środków na rachunek powierniczy już po stronie kontrahenta.

Jeżeli wybór pada na pierwszy wariant i wartość transakcji przekracza 15 000 zł, trzeba ocenić, czy konieczne jest ZAW-NR (np. gdy urząd mógłby uznać, że to zwykły rachunek kontrahenta „udający” powierniczy). Drugi wariant jest bezpieczniejszy od strony białej listy, ale wymaga odpowiedniego ułożenia relacji i przepływów z kontrahentem.

MPP przy częściowej płatności a biała lista

Zdarza się, że część kwoty jest płacona w split payment, a część zwykłym przelewem, np. z powodu ograniczeń płynności czy ustaleń z dostawcą. W kontekście białej listy liczy się każdy przelew osobno:

• jeśli oba przelewy idą na rachunek z białej listy – brak dodatkowego ryzyka,
• jeśli choć jeden przelew (netto lub brutto) trafia na rachunek poza wykazem – trzeba analizować ZAW-NR dla tego konkretnego przelewu.

Nie ma znaczenia, że inna część tej samej faktury została opłacona prawidłowo. Sankcje białej listy mogą zostać przypisane do części płatności wykonanej na „niebiałe” konto.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy mogę zapłacić na konto spoza białej listy VAT bez żadnego ryzyka?

Tak, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach. Najważniejsze: sankcje dotyczą wyłącznie transakcji B2B powyżej 15 000 zł brutto. Jeśli płacisz osobie prywatnej (konsumentowi) albo kontrahentowi zagranicznemu bez polskiego NIP – biała lista w ogóle nie ma zastosowania.

Ryzyka nie ma także wtedy, gdy:

• płacisz mniej niż 15 000 zł brutto za całe świadczenie (całą transakcję),
• kontrahent nie jest podatnikiem VAT w Polsce (brak polskiego NIP),
• płacisz w formie wyłączonej z obowiązku, np. kompensata, potrącenie, karty płatnicze w określonych sytuacjach.

Jeśli masz transakcję B2B powyżej 15 000 zł brutto, a rachunku nie ma na białej liście, musisz wdrożyć „procedurę ratunkową” (np. ZAW-NR, split payment), inaczej wchodzisz w obszar sankcji.

Co grozi za przelew na rachunek spoza białej listy VAT powyżej 15 000 zł?

Przy transakcjach B2B powyżej 15 000 zł brutto zapłata na rachunek spoza białej listy może skutkować dwoma konsekwencjami podatkowymi:

• brakiem prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (PIT/CIT) w tej części, która została opłacona na „nieprawidłowy” rachunek,
• solidarną odpowiedzialnością za zaległości VAT sprzedawcy w części podatku z tej faktury.

Organy skarbowe nie nakładają tych sankcji automatycznie – zawsze sprawdzają okoliczności. Jeśli jednak nie zabezpieczysz się np. zawiadomieniem ZAW-NR albo split paymentem, trudno będzie obronić się w razie kontroli.

Jak postąpić krok po kroku, gdy rachunku kontrahenta nie ma na białej liście VAT?

Przy fakturze B2B powyżej 15 000 zł brutto z numerem konta spoza białej listy:

• sprawdź jeszcze raz dane kontrahenta (NIP, nazwa) i wyszukaj go w wykazie MF z użyciem daty planowanej płatności,
• skontaktuj się z kontrahentem i poproś o rachunek firmowy zgłoszony do urzędu skarbowego,
• jeśli rachunku nadal nie ma w wykazie, rozważ przelew z użyciem split payment oraz złożenie ZAW-NR do swojego urzędu skarbowego (w terminie ustawowym),
• zarchiwizuj wydruk/zrzut ekranu z białej listy z dnia sprawdzenia.

W praktyce firmy przyjmują prostą zasadę: bez rachunku na białej liście i bez ZAW-NR przelewu powyżej 15 000 zł nie robimy.

Czy split payment (mechanizm podzielonej płatności) chroni przy przelewie na konto spoza białej listy?

Split payment nie rozwiązuje wszystkich problemów, ale pomaga w części. Zapłata z użyciem MPP na rachunek spoza białej listy:

• może uchronić przed solidarną odpowiedzialnością za VAT,
• nie usuwa jednak ryzyka wyłączenia wydatku z kosztów podatkowych, jeśli nie złożysz ZAW-NR i transakcja przekracza 15 000 zł brutto.

Bezpieczniejsze podejście: MPP + ZAW-NR, jeśli z jakiegoś powodu musisz zapłacić na rachunek niewidoczny w wykazie, oraz pełna dokumentacja weryfikacji (wydruki, korespondencja z kontrahentem).

Czy biała lista VAT dotyczy rachunków osobistych (ROR) przedsiębiorcy?

Jeśli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność używa rachunku osobistego (ROR) jak firmowego, to:

• taki rachunek z reguły nie pojawi się na białej liście, bo wykaz obejmuje rachunki rozliczeniowe firmowe i rachunki w SKOK zgłoszone do urzędu,
• przelew na taki ROR przy transakcji powyżej 15 000 zł brutto niesie pełne ryzyko sankcji (brak kosztu + solidarna odpowiedzialność), o ile nie złożysz ZAW-NR.

W praktyce, jeśli kontrahent wystawia faktury na firmę, powinien mieć zgłoszony i widoczny w wykazie rachunek firmowy. Jeśli podaje tylko „zwykłe” konto osobiste – to czerwone światło do dalszej weryfikacji.

Czy biała lista obowiązuje przy płatności do kontrahenta zwolnionego z VAT?

Tak. Biała lista obejmuje zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych. Jeśli kontrahent ma polski NIP i prowadzi działalność, a wartość transakcji B2B przekracza 15 000 zł brutto, płatność powinna pójść na rachunek z wykazu – niezależnie od tego, że na fakturze nie ma VAT.

Brak VAT na fakturze nie zwalnia z obowiązku weryfikacji rachunku. Sankcja dotyczy nadal kosztów PIT/CIT, a przy błędnej płatności możesz stracić prawo do ujęcia wydatku w kosztach, mimo że sam podatek VAT nie występuje.

Jak prawidłowo liczyć próg 15 000 zł – czy mogę „podzielić” fakturę na kilka przelewów?

Próg 15 000 zł dotyczy wartości jednej transakcji, a nie pojedynczego przelewu. Transakcją jest konkretne świadczenie (np. dostawa określonej partii towaru, wykonanie usługi, umowa z ustaloną wartością). Jeśli całość świadczenia przekracza 15 000 zł brutto, to wszystkie przelewy w ramach tej transakcji powinny trafić na rachunek z białej listy.

Podział płatności na kilka przelewów po np. 5 000 zł nie usuwa obowiązku korzystania z białej listy. Fiskus patrzy na wartość umówionego świadczenia, a nie techniczny podział na przelewy. Dlatego przy wycenie z góry powyżej progu od razu wdrażaj procedurę weryfikacji rachunku.

Opracowano na podstawie

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Sejm Rzeczypospolitej Polskiej (2004) – Podstawy prawne białej listy, solidarna odpowiedzialność, split payment
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Sejm Rzeczypospolitej Polskiej (1997) – Zasady prowadzenia wykazu podatników VAT (biała lista) przez Szefa KAS
• Objaśnienia podatkowe z 20 grudnia 2019 r. w zakresie wykazu podatników VAT. Minister Finansów (2019) – Interpretacja zasad działania białej listy i skutków podatkowych
• Biała lista podatników VAT – informacje dla przedsiębiorców. Ministerstwo Finansów – Opis funkcjonowania wykazu, zakres danych, cel wprowadzenia narzędzia
• Informacja o wykazie podatników VAT (biała lista) – pytania i odpowiedzi. Krajowa Administracja Skarbowa – FAQ o weryfikacji rachunków, statusie VAT i skutkach błędnych płatności
• Bezpieczne rozliczenia w obrocie gospodarczym – rekomendacje dla firm. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – Praktyczne procedury weryfikacji kontrahentów i rachunków bankowych