KRS: jak sprawdzić, czy spółka jest w likwidacji lub upadłości

Po co sprawdzać w KRS, czy spółka jest w likwidacji lub upadłości

Cel jest prosty: zminimalizować ryzyko współpracy z podmiotem, który formalnie ma ograniczoną zdolność do działania albo za chwilę przestanie istnieć. Status spółki w KRS to pierwszy filtr bezpieczeństwa przed podpisaniem umowy, wykonaniem dużego zlecenia czy udzieleniem długiego terminu płatności.

Kiedy w praktyce trzeba zweryfikować status spółki

Najczęstsze sytuacje, w których sprawdzenie statusu spółki w KRS powinno stać się automatycznym odruchem:

• Przed podpisaniem większej umowy handlowej – dostawa towarów, realizacja długiego projektu, leasing, najem na czas oznaczony na kilka lat. Jeśli w trakcie wykonywania umowy kontrahent ogłosi upadłość, odzyskanie należności stanie się dużo trudniejsze.
• Przy udzielaniu kredytu kupieckiego – odroczone terminy płatności, wysokie limity faktur. Spółka w likwidacji lub w upadłości to z reguły dużo większe ryzyko braku zapłaty.
• Przy zakupie udziałów lub akcji – inwestor musi wiedzieć, czy nie kupuje udziałów w spółce (już) w likwidacji albo objętej postępowaniem upadłościowym lub restrukturyzacyjnym.
• Przed zatrudnieniem w małej spółce – szczególnie gdy od tej pracy zależy utrzymanie. Wpis „w likwidacji” lub informacja o upadłości w KRS to poważny sygnał ostrzegawczy dla kandydata na pracownika.
• Przy zawieraniu umów długoterminowych – abonamenty, serwisowanie, umowy agencyjne, franczyza. Jeżeli spółka zniknie z rynku, świadczenia mogą przestać być realizowane.

Im dłuższy horyzont współpracy i im wyższe kwoty, tym częściej powinno się sięgać do wyszukiwarki KRS. Dla wielu firm sprawdzanie kontrahenta staje się elementem standardowej procedury „know your business partner”.

Skutki współpracy z podmiotem w likwidacji lub upadłości

Spółka w likwidacji nadal istnieje, ale jej głównym celem jest zakończenie działalności i zaspokojenie wierzycieli. Z punktu widzenia kontrahenta oznacza to między innymi:

• ograniczony horyzont czasowy – spółka docelowo zostanie wykreślona z KRS, więc nie można liczyć na bardzo długą współpracę,
• zmianę celu działania – priorytetem jest zaspokojenie wierzycieli i zamknięcie spraw, nie rozwój biznesu,
• inne zasady reprezentacji – w KRS pojawiają się likwidatorzy, a nie „zwykły” zarząd, co ma kluczowe znaczenie przy podpisywaniu umów.

Spółka w upadłości to zupełnie inny poziom ryzyka. Ogłoszenie upadłości oznacza, że:

• majątkiem spółki zarządza syndyk (lub nadzorca, zarządca – zależnie od rodzaju postępowania),
• wierzyciele są zaspokajani w sformalizowanym postępowaniu sądowym,
• nowe umowy są możliwe tylko w określonych granicach i z uwzględnieniem przepisów prawa upadłościowego.

W praktyce współpraca z podmiotem w upadłości sprowadza się często do dochodzenia już istniejących roszczeń i uczestnictwa w postępowaniu upadłościowym, a nie zawierania nowych kontraktów o charakterze rozwojowym.

„Kłopoty finansowe” a formalny status w KRS

Spółka może mieć poważne problemy finansowe, a jednocześnie w KRS nie będzie żadnej wzmianki o likwidacji czy upadłości. Rejestr pokazuje stan formalny, a nie kondycję finansową w znaczeniu ekonomicznym. Oznacza to, że:

• brak wpisu o upadłości nie gwarantuje, że spółka jest wypłacalna,
• informacje o likwidacji lub postępowaniach upadłościowych pojawiają się dopiero wtedy, gdy zostały uruchomione określone procedury prawne,
• KRS nie zawiera danych o tym, czy spółka „spóźnia się z płatnościami” czy „ma gorszy rok” – do tego służą inne źródła (rejestry dłużników, wywiadownie gospodarcze, sprawozdania finansowe).

Dlatego weryfikując sytuację prawną kontrahenta, trzeba rozróżniać dwie płaszczyzny: formalną (KRS) i ekonomiczną (bieżąca płynność, zadłużenie). Niniejszy opis skupia się wyłącznie na stronie formalnej: jak sprawdzić w KRS, czy spółka jest w likwidacji lub upadłości.

Krótki przykład z praktyki

Wyobraźmy sobie firmę handlową, która dostaje atrakcyjną propozycję: duże zamówienie z bardzo wysokim rabatem, ale za to z długim terminem płatności. Kontrahent naciska na szybkie podpisanie umowy. Krok 1 – pracownik księgowości wchodzi na wyszukiwarkę KRS, wpisuje nazwę podmiotu i numer KRS. Na ekranie od razu widać dopisek przy nazwie: „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji”.

Po kilku minutach sprawdzania w dziale 6 KRS okazuje się dodatkowo, że wobec spółki toczy się postępowanie upadłościowe. Jedno wyświetlenie odpisu z KRS ratuje firmę przed długą batalią sądową o niezapłacone faktury.

Co sprawdzić po lekturze tej sekcji

• W których momentach twojego procesu sprzedażowego lub zakupowego powinno pojawić się sprawdzanie KRS?
• Czy masz ustaloną wewnętrzną procedurę weryfikacji statusu spółki w KRS przed większymi umowami?
• Czy rozróżniasz pojęcia: „trudności finansowe” i „formalna likwidacja lub upadłość wpisana w KRS”?

Podstawy KRS: czym jest rejestr i co w nim widać

Krajowy Rejestr Sądowy to centralna baza danych o wielu podmiotach funkcjonujących w obrocie gospodarczym i społecznym. Dla weryfikacji statusu spółki kluczowe są podstawowe informacje: jaki to rodzaj rejestru, jakie podmioty są w nim ujawnione i gdzie w strukturze odpisu szukać wzmianki o likwidacji lub upadłości.

Struktura Krajowego Rejestru Sądowego

KRS składa się z kilku odrębnych rejestrów, prowadzonych przez sądy rejestrowe:

• Rejestr przedsiębiorców – tu szuka się spółek prawa handlowego (spółki z o.o., akcyjne, komandytowe, jawne itd.), niektórych przedsiębiorstw państwowych i innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą wymagającą rejestracji w KRS.
• Rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej – zawiera m.in. fundacje i stowarzyszenia.
• Rejestr dłużników niewypłacalnych – obejmuje osoby i podmioty, wobec których orzeczono określone zdarzenia (np. upadłość, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej), ale jest to osobny segment KRS, nie tożsamy z rejestrem przedsiębiorców.

Dla oceny kondycji prawnej spółki handlowej interesuje przede wszystkim rejestr przedsiębiorców. To tam znajdują się informacje o likwidacji, upadłości, restrukturyzacji i zmianie zarządu.

Jakie podmioty znajdziemy w KRS, a jakich nie

W wyszukiwarce KRS odnajdziemy między innymi:

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółki akcyjne,
• proste spółki akcyjne,
• spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, jawne i partnerskie,
• niektóre spółdzielnie i przedsiębiorstwa państwowe,
• fundacje i stowarzyszenia (w odpowiednim rejestrze).

Natomiast w KRS nie znajdziemy informacji o:

• jednoosobowych działalnościach gospodarczych – te są wpisane do CEIDG,
• spółkach cywilnych – rejestrowane są ich wspólnicy w CEIDG, a sama spółka jako ułomna osoba prawna nie trafia do KRS,
• rolnikach indywidualnych prowadzących działalność gospodarczą wyłącznie w ramach gospodarstwa rolnego.

Jeżeli zatem kontrahent prowadzi działalność jako osoba fizyczna (np. „Jan Kowalski – Przedsiębiorstwo Usługowe X”), szuka się go w CEIDG, a nie w KRS. Status likwidacji lub upadłości takich podmiotów bada się w inny sposób niż poprzez rejestr przedsiębiorców KRS.

Najważniejsze działy odpisu KRS przy sprawdzaniu likwidacji i upadłości

Odpis z rejestru przedsiębiorców ma ustrukturyzowaną budowę. Pod kątem likwidacji i upadłości szczególnie istotne są:

• Dział 1 – Dane podmiotu:
  • firma (pełna nazwa),
  • siedziba i adres,
  • oznaczenie formy prawnej,
  • wzmianka o tym, że spółka jest „w likwidacji” (jeśli likwidacja została otwarta).
• Dział 2 – Organy podmiotu / sposób reprezentacji:
  • informacje o zarządzie,
  • w przypadku likwidacji – wskazanie likwidatorów oraz zasad ich reprezentacji.
• Dział 6 – Informacje o postępowaniach upadłościowych, restrukturyzacyjnych i innych:
  • wzmianki o ogłoszeniu upadłości,
  • informacje o toczących się postępowaniach restrukturyzacyjnych, sanacyjnych,
  • zmiany w toku postępowania, np. uchylenie układu, umorzenie postępowania itp.

To właśnie w dziale 6 pojawiają się komunikaty typu „Ogłoszono upadłość” czy „Wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne”. Z kolei likwidację najłatwiej wychwycić po dopisku „w likwidacji” przy nazwie spółki (w dziale 1) i po zmianach w dziale 2 (likwidatorzy zamiast zarządu).

Aktualny odpis, pełny odpis i historia zmian – różnice

Oficjalne narzędzia KRS pozwalają uzyskać kilka rodzajów dokumentów. Dla sprawdzenia, czy spółka jest w likwidacji lub upadłości, używa się głównie:

• Odpis aktualny – pokazuje stan na dzień generowania dokumentu, bez zmian historycznych. Idealny do weryfikacji bieżącego statusu: czy dziś spółka jest w likwidacji, czy dziś toczy się wobec niej postępowanie upadłościowe.
• Odpis pełny – obejmuje zarówno aktualne, jak i wykreślone wpisy, ale wciąż w formie „stanu uporządkowanego”. Pomocny, gdy trzeba zorientować się, jak zmieniała się sytuacja spółki (np. czy kiedyś była w likwidacji, a potem z niej wyszła).
• Historia zmian – szczegółowy rejestr kolejnych wpisów i wykreśleń. Użyteczna, gdy istotne są konkretne daty: kiedy ogłoszono upadłość, kiedy zakończono postępowanie, kiedy otwarto likwidację.

Do samej odpowiedzi na pytanie „czy spółka jest obecnie w likwidacji lub upadłości” zazwyczaj wystarczy odpis aktualny. Odpis pełny lub historia zmian przydają się przy sporach sądowych, analizie odpowiedzialności członków zarządu lub przy due diligence.

Co sprawdzić po tej sekcji

• Czy wiesz, w którym rejestrze (przedsiębiorców vs stowarzyszeń) należy szukać informacji o danym podmiocie?
• Czy potrafisz wskazać, że likwidacja „wyskakuje” przy nazwie spółki i w dziale 2, a upadłość głównie w dziale 6?
• Czy rozróżniasz, kiedy potrzebujesz odpisu aktualnego, a kiedy pełnego lub historii zmian?

Likwidacja a upadłość – różnice praktyczne, które widać w KRS

Samo zauważenie wzmianki „w likwidacji” lub „ogłoszono upadłość” w KRS to dopiero początek. Trzeba jeszcze rozumieć, co to oznacza w praktyce i jak przekłada się na twoje bezpieczeństwo jako wierzyciela czy kontrahenta.

Likwidacja spółki – co oznacza i kiedy się ją otwiera

Likwidacja spółki to proces, w którym spółka przygotowuje się do zakończenia bytu prawnego. Typowe powody otwarcia likwidacji to:

• uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki,
• zdarzenie przewidziane w umowie spółki (np. upływ czasu, osiągnięcie celu),
• orzeczenie sądu o rozwiązaniu spółki.

Po otwarciu likwidacji spółka:

• zmienia cel funkcjonowania – nie prowadzi już działalności dla zysku, lecz dąży do uregulowania zobowiązań i podziału majątku,

Skutki likwidacji, które od razu widać w KRS

Likwidacja zmienia sposób działania spółki i to znajduje odzwierciedlenie w konkretnych polach odpisu. Przeglądając KRS, krok po kroku można wychwycić te zmiany.

Krok 1 – Sprawdzenie nazwy w Dziale 1

W Dziale 1 przy firmie spółki powinien pojawić się dopisek „w likwidacji”. Typowy zapis to np. „ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji”. Brak takiego dopisku przy jednoczesnych wpisach o likwidatorach może oznaczać opóźnienie aktualizacji albo błąd – w takiej sytuacji trzeba zachować szczególną ostrożność i zweryfikować więcej pól.

Krok 2 – Weryfikacja organów w Dziale 2

Po otwarciu likwidacji w Dziale 2 zamiast zarządu pojawia się rubryka z likwidatorami. Najczęściej likwidatorami są dotychczasowi członkowie zarządu, ale nie jest to reguła. KRS pokaże:

• imiona i nazwiska likwidatorów,
• sposób reprezentacji (np. „do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch likwidatorów”),
• ewentualne ograniczenia, np. wymóg zgody zgromadzenia wspólników na określone czynności.

Krok 3 – Ocena sposobu reprezentacji

Przy zawieraniu umowy z likwidowaną spółką często pojawia się błąd: kontrahent podpisuje dokument tylko z jedną osobą, mimo że KRS wyraźnie wymaga współdziałania dwóch likwidatorów. Tak podpisana umowa może zostać skutecznie podważona. Zawsze trzeba zestawić liczbę podpisów pod umową z treścią rubryki „Sposób reprezentacji podmiotu w likwidacji”.

Krok 4 – Sprawdzenie ogłoszenia o likwidacji

Sam fakt otwarcia likwidacji może także pojawić się w Dziale 6 – jako wzmianka o ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W praktyce przy standardowej weryfikacji wystarcza jednak dopisek „w likwidacji” i zmiana organów w Dziale 2.

Typowy błąd: uznanie, że spółka w likwidacji „nie może już nic zrobić”. Tymczasem do zakończenia całego procesu likwidatorzy mogą zawierać umowy, sprzedawać majątek, dochodzić wierzytelności – ale wszystko pod kątem zakończenia działalności, a nie rozwoju biznesu.

Upadłość – jakie wpisy znajdziesz w Dziale 6

Przy upadłości kluczowy jest Dział 6 odpisu. To tam umieszczane są kolejne etapy postępowania upadłościowego. W praktyce należy przejść przez wpisy chronologicznie – od pierwszej wzmianki o ogłoszeniu upadłości, po ewentualne zakończenie postępowania.

Krok 1 – Ogłoszenie upadłości

W Dziale 6 pojawia się zapis typu: „Postanowieniem Sądu Rejonowego … ogłoszono upadłość obejmującą likwidację majątku dłużnika”. Obok zamieszczana jest data oraz sygnatura sprawy. To jest moment, od którego zaczynają działać szczególne reguły prawa upadłościowego. Dla kontrahenta oznacza to między innymi, że:

• nowe umowy co do zasady zawiera się już z syndykiem, a nie z zarządem,
• roszczenia z okresu sprzed ogłoszenia upadłości zgłasza się do masy upadłości zgodnie z wytycznymi sądu.

Krok 2 – Informacje o syndyku

Dane syndyka mogą być ujawnione zarówno w Dziale 2 (jako osoba uprawniona do reprezentacji w upadłości), jak i w Dziale 6 przy konkretnym wpisie o postępowaniu. W praktyce, jeżeli w Dziale 2 pojawia się informacja, że spółkę reprezentuje syndyk, to z przedstawicielami dotychczasowego zarządu nie powinno się już podpisywać żadnych umów dotyczących majątku spółki.

Krok 3 – Zmiany w toku postępowania

W Dziele 6 można znaleźć kolejne wzmianki, np.:

• „Uchylono układ”,
• „Umorzono postępowanie upadłościowe”,
• „Uznano plan spłaty” (w określonych przypadkach).

Każda z tych informacji wpływa na to, jak realne są szanse zaspokojenia wierzycieli. Przy weryfikacji nowego kontrahenta szczególnie ważne jest ustalenie, czy postępowanie jest w toku, czy już zostało zakończone, a spółka nadal figuruje w rejestrze.

Krok 4 – Zakończenie upadłości a wykreślenie spółki

Sam wpis o zakończeniu postępowania nie musi oznaczać natychmiastowego wykreślenia spółki z KRS. W praktyce może występować krótki okres przejściowy, w którym Dział 6 pokazuje zakończenie postępowania, ale spółka nadal formalnie istnieje. Dopiero wykreślenie całego podmiotu z rejestru oznacza koniec jego bytu prawnego.

Praktyczne różnice między likwidacją a upadłością z perspektywy kontrahenta

Z punktu widzenia osoby zawierającej umowę kluczowa jest odpowiedź na trzy pytania: kto podpisuje dokumenty, z czego będzie można dochodzić roszczeń i jakie są realne ryzyka niewypłacalności.

• Likwidacja:
  • spółka nadal samodzielnie reguluje swoje zobowiązania,
  • istnieje majątek, który ma zostać upłynniony i podzielony po spłacie długów,
  • nowe zobowiązania mogą być zaciągane, ale muszą mieścić się w celu likwidacji (np. sprzedaż zapasów, umowy niezbędne do zakończenia działalności).
• Upadłość:
  • o majątku spółki decyduje syndyk pod nadzorem sądu,
  • wierzyciele z okresu przed upadłością są zaspokajani według planu podziału masy upadłości,
  • ryzyko nieuzyskania pełnej zapłaty jest relatywnie wysokie, szczególnie przy masie wierzycieli.

Dla nowych kontraktów upadłość jest dużo mocniejszym sygnałem ostrzegawczym niż sama likwidacja. Często bardziej rozsądne jest zabezpieczenie się (np. zaliczki, zabezpieczenia rzeczowe) albo rezygnacja z transakcji, niż podpisywanie standardowej umowy „jak z każdą inną spółką”.

Co sprawdzić przy odróżnianiu likwidacji od upadłości

• Czy przy nazwie spółki widzisz wyłącznie dopisek „w likwidacji”, czy także wzmiankę o ogłoszonej upadłości w Dziale 6?
• Czy w Dziale 2 wpisane są osoby jako „likwidatorzy”, czy jako „syndyk” / „zarządca”?
• Czy rozumiesz, że kontraktowanie z podmiotem w zwykłej likwidacji i z podmiotem w upadłości to zupełnie różny poziom ryzyka?

Jak wejść do wyszukiwarki KRS i przygotować dane do wyszukiwania

Zanim zaczniesz szukać spółki w KRS, trzeba zebrać podstawowe informacje i wejść przez właściwe narzędzie. Kilka minut przygotowania oszczędza późniejszych pomyłek przy podmiocie o podobnej nazwie.

Oficjalna wyszukiwarka Ministerstwa Sprawiedliwości

Do bieżącej weryfikacji statusu spółki używa się przede wszystkim oficjalnej przeglądarki KRS online, dostępnej bezpłatnie. Narzędzie pozwala na wyszukiwanie według kilku kryteriów oraz na generowanie odpisów elektronicznych opatrzonych kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Ministra Sprawiedliwości.

Krok 1 – Wejście na stronę wyszukiwarki

Należy przejść na stronę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości, do sekcji dotyczącej Krajowego Rejestru Sądowego. Zwykle ścieżka prowadzi przez zakładkę „E-usługi” lub podobną. Ważne, by korzystać wyłącznie z oficjalnego adresu w domenie gov.pl, a nie z komercyjnych serwisów imitujących wyszukiwarkę.

Krok 2 – Rozróżnienie wyszukiwarki od eKRS

System KRS obejmuje kilka narzędzi: wyszukiwarkę podmiotów, moduł do składania wniosków i moduł do przeglądania elektronicznych akt rejestrowych. Do prostego sprawdzenia likwidacji/upadłości wystarczy wyszukiwarka podmiotów. W razie potrzeby głębszej analizy (np. przegląd dokumentów w aktach) korzysta się z eKRS – ale to już inny zakres działań.

Jakie dane przygotować przed rozpoczęciem wyszukiwania

Aby uniknąć sytuacji, w której system wyświetli listę kilkudziesięciu bardzo podobnych nazw, lepiej od razu zebrać tyle danych, ile się da. Minimum to:

• numer KRS – jeśli kontrahent go podał,
• NIP – często umieszczany na fakturach i w stopkach e-mail,
• pełna nazwa spółki wraz z formą prawną (np. „ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”),
• siedziba (miasto) – pomocna przy filtracji wyników.

Najbardziej precyzyjne jest wyszukiwanie po numerze KRS albo NIP. Nazwa firmy bywa myląca, szczególnie w grupach kapitałowych, gdzie kilka spółek ma tę samą „pierwszą część” nazwy i różni się wyłącznie dopiskiem typu „1”, „2”, „Spółka Inwestycyjna” itd.

Typowy błąd: wpisywanie skrótu nazwy (np. „ABC sp. z o.o.”) zamiast pełnej, podczas gdy w rejestrze główną nazwą jest pełna firma (np. „ABC Polska Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”). Wyszukiwarka nie zawsze musi zwrócić oczekiwany wynik po zbyt skróconej nazwie.

Bezpieczeństwo i autentyczność danych z KRS

Odpisy pobrane z oficjalnej wyszukiwarki KRS mają formę dokumentu elektronicznego z zabezpieczeniami (pieczęć, znaczniki czasu). Jeżeli dokument jest drukowany, traci się część elektronicznych zabezpieczeń, ale w obrocie gospodarczym zazwyczaj wystarczy wydruk wskazujący źródło i datę pobrania.

Przy istotnych transakcjach warto z kolei:

• zachować elektroniczny plik odpisu w firmowym repozytorium (z datą pobrania),
• pobierać odpisy bezpośrednio z KRS, a nie polegać na kopiach przesłanych przez kontrahenta,
• sprawdzać, czy dane z odpisu są spójne z informacjami na fakturach, w umowie i w korespondencji e-mail.

Co sprawdzić po przygotowaniu do wyszukiwania

• Czy masz numer KRS lub NIP spółki, czy musisz opierać się wyłącznie na nazwie?
• Czy wiesz, jak wejść do oficjalnej, rządowej wyszukiwarki KRS, a nie do płatnego serwisu komercyjnego?
• Czy w twoim procesie jest zasada: „odpis pobieramy sami z KRS”, a nie „ufamy pdf-owi z maila od kontrahenta”?

Wyszukiwanie spółki krok po kroku – od listy wyników do karty podmiotu

Po wejściu do wyszukiwarki i przygotowaniu danych można przejść przez sam proces wyszukiwania. Dobrze ułożony schemat „krok po kroku” ogranicza ryzyko pomyłki przy podobnych nazwach i pozwala szybko znaleźć kluczowe informacje o likwidacji i upadłości.

Krok 1: Wybór kryterium wyszukiwania

Na ekranie głównym wyszukiwarki pojawia się formularz z polami takimi jak:

• „Numer KRS”,
• „NIP”,
• „REGON”,
• „Nazwa (firma)”,
• czasem także pola dodatkowe (np. miejscowość).

Najpewniej jest zacząć od numeru KRS. Jeśli go nie masz, spróbuj NIP, a dopiero w trzeciej kolejności nazwę. Przy wyszukiwaniu po nazwie dobrze jest wpisać charakterystyczny fragment, np. słowo specyficzne dla firmy + formę prawną („XYZ Logistic spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”).

Krok 2: Analiza listy wyników wyszukiwania

Po zatwierdzeniu wyszukiwania system wyświetla listę podmiotów spełniających kryteria. Przy każdym rekordzie widać zwykle:

• firmę (pełną nazwę),
• numer KRS,
• NIP lub REGON (w zależności od konfiguracji),
• siedzibę.

Na tym etapie trzeba upewnić się, że wybierasz właściwą spółkę. W przypadku grup kapitałowych może być kilka podmiotów o niemal identycznej nazwie i bardzo zbliżonym adresie. Przed kliknięciem w kartę podmiotu sprawdź:

• czy numer KRS pokrywa się z danymi z umowy lub stopki maila,
• czy miasto siedziby jest tym, które podaje kontrahent,
• czy forma prawna (sp. z o.o., S.A. itp.) jest właściwa.

Krok 3: Wejście na kartę podmiotu (szczegóły spółki)

Po wybraniu właściwej spółki system przenosi na stronę z jej szczegółowymi danymi. Ekran może być podzielony na zakładki lub sekcje odpowiadające działom odpisu KRS. W widoku podstawowym zwykle widać:

• pełną firmę (nazwę) spółki,
• formę prawną,
• numer KRS, NIP, REGON,
• siedzibę i adres,
• informację o statusie (np. „spółka w likwidacji”).

Na tym etapie nie wystarczy rzucić okiem na nagłówek. Trzeba przejść przez poszczególne działy odpisu, bo właśnie tam są kluczowe wzmianki o likwidacji i postępowaniach upadłościowych.

Krok 3a – Sprawdzenie nagłówka firmy

Tuż pod danymi identyfikacyjnymi pojawia się nazwa spółki. Szukaj:

• dopisku „w likwidacji” – powinien stać bezpośrednio po firmie,
• braku jakiegokolwiek dopisku – spółka formalnie nie jest w likwidacji (choć może być w upadłości, co będzie widoczne gdzie indziej).

Brak dopisku „w likwidacji” nie wyklucza, że kiedyś był. Pełny obraz da dopiero wgląd w treść działów i rubryk.

Krok 3b – Przejście do widoku pełnego odpisu

W większości interfejsów KRS dostępne są dwa poziomy szczegółowości: skrócony widok danych oraz pełny odpis. Interesuje cię ten drugi. Poszukaj przycisku lub linku w rodzaju „Pobierz odpis aktualny” albo „Wyświetl odpis pełny” i skorzystaj z niego – bez tego możesz przeoczyć kluczowe wzmianki.

Jak odczytywać Dział 1 – oznaczenie formy i status likwidacji

Dział 1 odpisu KRS obejmuje podstawowe dane identyfikacyjne spółki. Tu pierwszy raz można natknąć się na informacje o likwidacji.

Krok 1 – Sprawdzenie nazwy z dopiskiem „w likwidacji”

W rubryce dotyczącej firmy (nazwy) spółki szukaj dopisku „w likwidacji”. Jeżeli:

• dopisek występuje – spółka jest w fazie likwidacji,
• dopisek nie występuje – likwidacji obecnie nie ma (chociaż mogła być prowadzona w przeszłości, co widać w historii wpisów).

Czasem w Dziale 1 pojawia się też wzmianka o dacie otwarcia likwidacji (np. w rubryce „inne dane”). Taka informacja pomaga ocenić, jak długo proces już trwa.

Krok 2 – Weryfikacja formy prawnej

Przy okazji rzucenia okiem na Dział 1 zwróć uwagę, czy forma prawna z odpisu pokrywa się z danymi z umowy lub faktury. Dokument podpisany jako „sp. z o.o.” przy spółce akcyjnej w KRS to czerwone światło przed dalszymi działaniami.

Jak odczytywać Dział 2 – organy, likwidatorzy, syndyk

Dział 2 to kluczowe miejsce przy weryfikacji, kto jest uprawniony do reprezentacji spółki. To tu znajdziesz informacje, czy spółką zarządza zarząd, likwidatorzy, czy syndyk / zarządca.

Krok 1 – Ustalenie, czy dział opisuje zarząd, czy likwidatorów

W odpisie znajdują się zwykle odrębne rubryki dla:

• organów spółki (zarząd, rada nadzorcza),
• likwidatorów – jeżeli otwarto likwidację,
• syndyka, nadzorcy sądowego lub zarządcy – przy upadłości lub restrukturyzacji.

Jeśli przy osobach zamiast „członek zarządu” widzisz określenie „likwidator”, to właśnie ci ludzie są obecnie uprawnieni do reprezentowania spółki na zewnątrz w ramach procesu likwidacji.

Krok 2 – Sprawdzenie zasad reprezentacji

W Dziale 2 znajduje się rubryka opisująca sposób reprezentacji. Przykładowo:

• „Do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch likwidatorów”,
• „Likwidator samodzielnie reprezentuje spółkę”.

Jeżeli zawierasz umowę, porównaj te zasady z podpisami na dokumencie. Typowy błąd to przyjęcie podpisu jednego likwidatora przy zasadzie łącznej reprezentacji dwóch osób.

Krok 3 – Wyszukanie wzmianki o syndyku lub zarządcy

Jeśli ogłoszono upadłość, w Dziale 2 pojawia się często wpis dotyczący syndyka (lub innego organu postępowania). Nazwisko syndyka i sposób działania są istotne w każdej rozmowie o majątku spółki – podpis syndyka ma inny zakres znaczeniowy niż podpis członka zarządu.

Co sprawdzić w Dziale 2

• Czy spółkę reprezentuje zarząd, likwidatorzy czy syndyk?
• Czy osoby podpisujące umowę pojawiają się w odpisie pod właściwą funkcją?
• Czy zgadza się sposób reprezentacji (samodzielnie, łącznie, z prokurentem)?

Jak odczytywać Dział 4 – kapitał i potencjalna „pusta skorupa”

Dział 4 zawiera dane finansowe, w tym wysokość kapitału zakładowego i ewentualne zmiany. Nie pokazuje bieżącego majątku spółki, ale pozwala ocenić, czy masz do czynienia z mikropodmiotem o minimalnym kapitale, czy z większą strukturą.

Krok 1 – Odczytanie wysokości kapitału zakładowego

Sprawdź, czy kapitał zakładowy jest znaczący, czy symboliczny (minimalny dla danej formy prawnej). W praktyce:

• niski kapitał przy spółce w likwidacji może oznaczać niewielką szansę na zaspokojenie wierzycieli,
• wysoki kapitał sam w sobie niczego nie gwarantuje, ale przy długiej historii działania zdjęcia środków „do zera” z dnia na dzień są trudniejsze.

Krok 2 – Zwrócenie uwagi na częste zmiany kapitału

W historii zmian kapitału można zauważyć niepokojące ruchy – np. nagłe obniżenie kapitału tuż przed likwidacją. To sygnał, że przy większych transakcjach potrzebna jest głębsza analiza (np. wgląd do sprawozdań finansowych).

Co sprawdzić w Dziale 4

• Czy kapitał zakładowy jest minimalny, czy wyraźnie większy?
• Czy tuż przed likwidacją nie było gwałtownych zmian kapitału?

Jak odczytywać Dział 6 – klucz do likwidacji, upadłości i restrukturyzacji

Dział 6 to miejsce, w którym znajdują się wzmianki o postępowaniach upadłościowych, naprawczych i restrukturyzacyjnych, a także o otwarciu i zakończeniu likwidacji. To właśnie ten dział daje jednoznaczną odpowiedź na pytanie, czy spółka jest w upadłości.

Krok 1 – Szukanie wzmianki o otwarciu likwidacji

Jeżeli spółka jest w likwidacji, w Dziale 6 powinna pojawić się rubryka lub wpis w rodzaju:

• „Otwarcie likwidacji spółki” wraz z datą i podstawą (uchwała, postanowienie sądu).

Ta data jest ważna praktycznie – przy ocenie, czy kontrahent od dawna „zwija interes”, czy dopiero rozpoczyna proces.

Krok 2 – Wyszukanie wpisu o ogłoszeniu upadłości

Dla upadłości szukaj w Dziale 6 takich sformułowań jak:

• „Ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika” (klasyczna upadłość likwidacyjna),
• „Ogłoszenie upadłości z możliwością zawarcia układu” (upadłość układowa),
• wzmianka o postępowaniu restrukturyzacyjnym (np. postępowanie sanacyjne, układowe).

Przy każdym wpisie powinna być wskazana:

• data postanowienia,
• sąd i sygnatura sprawy,
• informacja o ewentualnym uchyleniu lub zmianie postanowienia.

Krok 3 – Ocena aktualności wpisów w Dziale 6

Nie każdy wpis w Dziale 6 oznacza, że postępowanie trwa. Często obok pierwotnej wzmianki pojawiają się żywe dopiski:

• „Uchylenie postanowienia o ogłoszeniu upadłości”,
• „Umorzenie postępowania upadłościowego”,
• „Zakończenie postępowania upadłościowego”,
• „Zakończenie postępowania restrukturyzacyjnego”.

Dopiero zestawienie danych „ogłoszenie” + „uchylenie / zakończenie” pozwala ocenić, czy upadłość jest aktualna, czy dotyczy przeszłości. Częsty błąd to zatrzymanie się na pierwszym historycznym wpisie o upadłości bez sprawdzenia późniejszych rubryk.

Krok 4 – Zwrócenie uwagi na wiele postępowań

Zdarza się, że wobec tej samej spółki toczyło się kilka kolejnych postępowań (np. restrukturyzacja, potem upadłość). Wtedy Dział 6 jest długi i wielopoziomowy. W takiej sytuacji skup się na:

• ostatnim chronologicznie postanowieniu dotyczącym upadłości lub restrukturyzacji,
• wzmiankach o zakończeniu lub umorzeniu danego postępowania.

Co sprawdzić w Dziale 6

• Czy jest aktualna wzmianka o otwarciu likwidacji (bez informacji o jej zakończeniu)?
• Czy jest aktualna wzmianka o ogłoszonej upadłości (bez uchylenia czy zakończenia)?
• Jaka jest data ostatniego istotnego wpisu dotyczącego likwidacji lub upadłości?

Jak korzystać z historii wpisów – odpis pełny i zmiany chronologiczne

Odpis aktualny pokazuje stan „na dziś”. Przy sporach lub ważnych decyzjach przydaje się jednak wiedza, co działo się ze spółką w przeszłości. Tu potrzebny jest odpis pełny, obejmujący wszystkie wpisy od założenia podmiotu.

Krok 1 – Pobranie odpisu pełnego

W interfejsie wyszukiwarki wybierz opcję „odpis pełny” (czasem jako osobny przycisk obok „odpis aktualny”). Dokument będzie dłuższy – przy starszych spółkach nawet kilkudziesięciostronicowy.

Krok 2 – Analiza wzmiankowa, a nie „czytanie od deski do deski”

Nie ma sensu studiować po kolei wszystkich wpisów. Skup się na:

• wzmiankach w Dziale 2 dotyczących zmiany zarządu na likwidatorów,
• wpisach w Dziale 6 o otwarciu i zakończeniu likwidacji,
• wpisach w Dziale 6 o ogłoszeniu, uchyleniu lub zakończeniu upadłości.

To pozwala odpowiedzieć na pytania typu: „Czy spółka już raz przechodziła upadłość?”, „Od kiedy jest w likwidacji?”, „Czy likwidacja nie została w międzyczasie umorzona?”.

Krok 3 – Prosty szkic osi czasu

W praktyce przydaje się spisać na kartce lub w notatniku:

1. datę wpisu otwarcia likwidacji,
2. datę ewentualnego ogłoszenia upadłości,
3. datę zakończenia (lub brak takiej daty),
4. ewentualne późniejsze zmiany (np. powrót do „zwykłej” działalności).

Taka oś czasu jest nieoceniona przy rozmowach z zarządem lub pełnomocnikami – łatwo wtedy wychwycić nieścisłości w opisach historii spółki.

Co sprawdzić w historii wpisów

• Czy likwidacja lub upadłość to epizod sprzed lat, czy trwający obecnie proces?
• Czy nie było kilku kolejnych postępowań (np. restrukturyzacja, potem upadłość)?
• Czy oś czasu z KRS zgadza się z tym, co twierdzi kontrahent?

Jak pobrać i odczytać odpis aktualny pod kątem likwidacji/upadłości

Odpis aktualny jest najczęściej wykorzystywanym dokumentem z KRS. To na nim zwykle opiera się weryfikację kontrahenta przed zawarciem umowy.

Krok 1 – Wybór rodzaju odpisu aktualnego

System może oferować kilka wariantów, np.:

• odpis aktualny „zwykły” (wizualizacja w przeglądarce),
• odpis aktualny w formacie PDF z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Do celów dowodowych, a także dla poważniejszych kontraktów, wybierz plik PDF z pieczęcią. Umożliwia to późniejszą weryfikację integralności dokumentu.

Krok 2 – Przejście od razu do Działu 2 i 6

Przy sprawdzaniu likwidacji/upadłości w odpisie aktualnym możesz od razu przewinąć dokument do:

• Dz. 2 – ustalenie, kto reprezentuje spółkę,

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak sprawdzić w KRS, czy spółka jest w likwidacji?

Krok 1: Wejdź na oficjalną wyszukiwarkę KRS (Portal Rejestrów Sądowych). Wybierz wyszukiwarkę rejestru przedsiębiorców i wpisz nazwę spółki albo jej numer KRS/REGON/NIP.

Krok 2: Po wyświetleniu podmiotu zwróć uwagę na pełną nazwę w nagłówku odpisu. Jeśli spółka jest w likwidacji, zobaczysz dopisek „w likwidacji” bezpośrednio przy nazwie, np. „ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w likwidacji”. Dodatkowe informacje znajdziesz w Dziale 1 odpisu (dane podmiotu) oraz w Dziale 2 (informacja o ustanowieniu likwidatorów).

Co sprawdzić: czy przy nazwie jest dopisek „w likwidacji”, czy są wpisani likwidatorzy zamiast zarządu, od kiedy trwa likwidacja.

Jak sprawdzić w KRS, czy spółka jest w upadłości albo restrukturyzacji?

Krok 1: Otwórz aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców KRS dla danej spółki. Najszybciej wyszukasz ją po numerze KRS. Po znalezieniu kliknij „Pobierz odpis aktualny”.

Krok 2: Przejdź do działu dotyczącego wzmiankowania postępowań (najczęściej Dział 6 lub sekcja „Wzmianki o złożeniu dokumentów, wszczęciu postępowań”). Szukaj sformułowań typu: „ogłoszono upadłość”, „otwarto postępowanie restrukturyzacyjne”, „ustanowiono syndyka/nadzorcę sądowego”. Informacja jest podana wraz z datą i sądem prowadzącym sprawę.

Co sprawdzić: czy jest wpis o upadłości lub restrukturyzacji, jaka to forma (upadłość, przyspieszone postępowanie układowe itp.) i od kiedy trwa postępowanie.

Czy brak informacji o likwidacji lub upadłości w KRS oznacza, że spółka jest bezpiecznym kontrahentem?

Brak wpisu o likwidacji lub upadłości oznacza tylko tyle, że wobec spółki nie wszczęto formalnych procedur likwidacyjnych ani upadłościowych. Nie mówi natomiast nic o bieżącej płynności finansowej, poziomie zadłużenia czy terminowości płatności.

Dlatego przy większych kontraktach oprócz KRS warto dodać drugi krok: sprawdzenie sprawozdań finansowych, rejestrów dłużników, ewentualnie raportu z wywiadowni gospodarczej. Typowy błąd to oparcie oceny wyłącznie na KRS bez żadnej analizy finansowej.

Co sprawdzić: czy brak jest wpisu o upadłości/likwidacji w KRS, a niezależnie od tego – czy są dostępne aktualne sprawozdania finansowe i jak spółka figuruje w rejestrach dłużników.

Kiedy przed podpisaniem umowy trzeba koniecznie sprawdzić spółkę w KRS?

Rutynowa kontrola KRS jest szczególnie ważna przy umowach na duże kwoty i długi czas trwania. Chodzi m.in. o:

• dostawy towarów z odroczonym terminem płatności (kredyt kupiecki),
• długie projekty usługowe, leasing, najem na kilka lat,
• zakup udziałów lub akcji w spółce,
• umowy abonamentowe, serwisowe, agencyjne, franczyzowe.

Praktyczny schemat: krok 1 – przed negocjacjami wstępne sprawdzenie w KRS; krok 2 – przed podpisaniem umowy ponowne pobranie aktualnego odpisu, aby upewnić się, że w międzyczasie nie pojawiła się likwidacja, upadłość albo restrukturyzacja.

Co sprawdzić: czy w procesie sprzedaży/zakupu masz jasno wskazane momenty, kiedy obowiązkowo ktoś pobiera odpis z KRS i analizuje status spółki.

Czy osoba prowadząca działalność gospodarczą (JDG) lub spółka cywilna pojawia się w KRS?

Nie. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) jest ujawniana w CEIDG, a nie w KRS. W przypadku spółki cywilnej w rejestrach zobaczysz jej wspólników: przedsiębiorców wpisanych w CEIDG, natomiast sama spółka cywilna jako „twór” nie ma wpisu w KRS.

Jeżeli twój kontrahent działa jako osoba fizyczna prowadząca działalność albo jako spółka cywilna, krok 1 to sprawdzenie danych w CEIDG (status działalności, ewentualne zawieszenie). Formalne postępowania upadłościowe w takim przypadku weryfikuje się w inny sposób (m.in. poprzez akta sądowe i obwieszczenia, a nie przez rejestr przedsiębiorców KRS).

Co sprawdzić: czy kontrahent na pewno jest spółką z KRS, czy jednak osobą fizyczną/JDG ze wpisem w CEIDG lub wspólnikiem spółki cywilnej.

Jak odróżnić w KRS zwykłą zmianę w spółce od formalnej likwidacji?

Przy zwykłych zmianach (np. wymiana członków zarządu, zmiana adresu) w odpisie nie pojawia się dopisek „w likwidacji”, a w Dziale 2 wciąż widnieje zarząd jako organ reprezentacji. Przy formalnej likwidacji widzisz wyraźny dopisek „w likwidacji” przy nazwie oraz wpisani są likwidatorzy zamiast zarządu albo obok niego z innym zakresem kompetencji.

Krok 1: sprawdź nagłówek z nazwą spółki. Krok 2: w Dziale 2 przeanalizuj, kto reprezentuje spółkę (zarząd czy likwidatorzy) i od jakiej daty. Błędem jest założenie, że „prawie ta sama nazwa” oznacza brak likwidacji – liczy się pełne brzmienie firmy i treść działów odpisu.

Co sprawdzić: czy przy nazwie nie ma dopisku „w likwidacji” oraz czy w Dziale 2 jako reprezentanci nie są wpisani likwidatorzy.

Czy można normalnie podpisać umowę ze spółką w likwidacji lub upadłości?

Ze spółką w likwidacji da się zawierać umowy, ale ich cel powinien być zgodny z celem likwidacji – głównie zakończenie bieżących spraw i zaspokojenie wierzycieli, a nie rozwój biznesu. Kluczowe jest, aby umowę podpisywał likwidator (lub likwidatorzy) zgodnie ze sposobem reprezentacji wpisanym w KRS.

Przy spółce w upadłości sytuacja jest znacznie bardziej ograniczona. Majątkiem zarządza syndyk albo inny organ postępowania i to on ma decydujący głos w sprawie nowych umów. W praktyce większość relacji z takim podmiotem sprowadza się do dochodzenia istniejących wierzytelności w postępowaniu upadłościowym, a nie do zawierania nowych kontraktów.

Co sprawdzić: czy kontrahent jest już w likwidacji lub upadłości, kto ma prawo reprezentacji (likwidator, syndyk) i czy rodzaj planowanej umowy nie stoi w sprzeczności z celem likwidacji lub zasadami postępowania upadłościowego.