Oczywiste jest, że działania przedsiębiorstw w obszarze public relations bazują na zespole zdywersyfikowanych środków, narzędzi oraz technik, które są w stanie pozyskać i kształtować opinię publiczną. W ramach szeroko rozumianego PR stosuje się wiele różnych instrumentów. Wykorzystuje się je w zależności od celów, jakie dana firma chce osiągnąć. By dotrzeć do szerszej publiczności warto skorzystać ze współczesnych nośników przekazu.
Należą do nich radio, prasa, telewizja oraz Internet. Przedsiębiorstwa bardzo często inwestują środki w utrwalanie w społeczeństwie już wypromowanego wizerunku. Można to zrobić aranżując wystawy prezentujące dotychczasowy dorobek firmy lub poprzez instalowanie stoisk informacyjnych na prestiżowych targach. W ten sposób firma cały czas jest obecna na rynku. Warto zainwestować również w różnego typu foldery czy ulotki zawierające podstawowe informacje o marce i przedsiębiorstwie. Doskonale sprawdza się też wysyłanie tak zwanych listów okolicznościowych do stałych klientów oraz różnych instytucji. Bardzo popularną metodą podtrzymywania i wzmacniania pozytywnego wizerunku stało się w ostatnim czasie organizowanie tematycznych konferencji, sympozjów czy seminariów. Zaprasza się na nie środowiska naukowe, co znacznie podnosi rangę takiego wydarzenia i stawia firmę w profesjonalnym świetle.
Public relations korzysta z wielu różnych form i środków. Kluczowy dla firmy jest nie tyle wysoki nakład finansowy, ale sposób doboru środków i form do sytuacji. Można wyodrębnić 10 podstawowych form stosowanych przez PR wraz z konkretnymi środkami, choć w praktyce jest ich znacznie więcej.
Do podstawowych narzędzi należą:
1. Forma telewizyjna. Środkiem może być tutaj reportaż telewizyjny poświęcony otwarciu nowego działu czy uruchomieniu nowatorskiej linii produkcyjnej lub film pełnometrażowy opowiadający historię przedsiębiorstwa.
2. Forma prasowa. Dyrektor firmy udziela wywiadu poczytnemu dziennikowi biznesowemu. Taka publikacja powinna zawierać rynkowe osiągnięcia przedsiębiorstwa. Warto też wykupić artykuł poświęcony konkretnemu produktowi i zainwestować w usługi rzecznika prasowego.
3. Forma pocztowa. Należy utrzymywać kontakty z klientami i współpracownikami poprzez wysyłanie okolicznościowych kartek, życzeń noworocznych czy świątecznych i zaproszeń na spotkania firmowe.
4. Forma radiowa. Radio wbrew pozorom dociera do szerokiego grona odbiorców, więc wykupienie audycji dotyczącej sukcesów eksportowych lub rozmowa z prezesem firmy o planach na przyszłość może przykuć uwagę opinii publicznej.
5. Forma sponsoringowa. Wspieranie lokalnych drużyn sportowych to doskonały sposób na budowanie pozytywnego wizerunku. Znak firmowy można eksponować na strojach zawodników lub stadionowych banerach.
6. Forma upominkowa. Niewielkie pamiątki wręczane podczas spotkań czy imprez przypominają o istnieniu firmy i promują jej logo.
7. Forma wewnętrznego PR. Wiele przedsiębiorstw zapomina, że trzeba nieustannie motywować pracowników do wydajniejszych działań na przykład wdrażając program socjalny, organizując dni firmowe czy spotkania załogi.
8. Forma wydawnicza. Doskonałą funkcję promocyjną pełnią różnego typu broszury czy ulotki informacyjne. Warto zainwestować również w kalendarze firmowe czy etykiety samoprzylepne z logiem marki.
9. Forma konferencyjna. Organizowanie konferencji czy sympozjów pozwala utrzymywać kontakty z ludźmi świata nauki, biznesu czy sztuki.
10. Forma wystawiennicza. Stała ekspozycja dotycząca historii firmy to spory wydatek, który jednak przynosi firmie ogromne korzyści. Podobnie jak stoiska na prestiżowych wystawach czy targach.
Podsumowując, nie da się ukryć, że najczęściej wykorzystywanymi narzędziami public relations są środki masowego przekazu. Wśród nich prym wiedzie prasa, która dzieli się na dzienniki oraz czasopisma. Fundamentalnym atrybutem słowa pisanego z punktu widzenia PR jest rzetelność i wiarygodność uznawana przez większą część świata. Prasa ma zróżnicowany zasięg, więc dociera do odbiorców w skali krajowej, lokalnej ale też ponadnarodowej.
Telewizja to kolejny ważny instrument PR. Dociera do rozległego grona adresatów, więc cechuje ją masowe oddziaływanie. Nie budzi jednak tak dużego zaufania jak prasa, a dla przedsiębiorstwa ma to ogromne znaczenie.
Do tworzenia pozytywnego wizerunku firmy wykorzystuje się również radio. To dosyć powszechny i tani sposób przekazu. Długi czas emisji, spory zasięg i wykorzystanie ludzkiego głosu sprzyjają budowaniu zaufania słuchacza do medium.
Specjaliści z branży public relations mają do dyspozycji również tańsze mechanizmy o znacznie mniejszym zasięgu oddziaływania, ale nadal pozwalające w sposób kontrolowany kształtować opinię o firmie. Odpowiednie dobranie form oraz środków przekazu stanowi klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa.